基于知识管理的企业档案管理模式探索

　摘要：企业档案是企业在科学研发、生产经营和管理活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的记录。开发利用好企业档案是推动企业发展的重要途径。现如今，我国的档案管理模式仍然存在着很多问题，如果得不到及时解决，将会影响新兴档案管理模式的发展，因此本文从知识管理和档案管理模式的融合入手，对于如何在知识管理的基础上发展企业档案管理模式作了探讨和分析。

　　关键词：知识管理；企业档案；档案管理

   随着社会的不断进步、科技的高速发展和市场经济的快速发展，企业的档案管理工作遇到了新的挑战。受知识管理的影响，企业的档案管理工作正在如火如荼地进行改革，发展新型模式的档案管理能够帮助企业迅速地转换角色，更好地适应现代市场经济发展的大环境。目前，我国的档案管理模式还存在着很多的问题。例如，部分企业的领导观念落后，档案管理与互联网信息化技术难以融合，对于新兴的发展模式适应缓慢。为了更加合理地解决这些问题，推动现代企业的高效发展，研究知识管理背景下的企业档案管理成为重要方向。

　　一、知识管理背景下企业档案管理模式的概念

　　1.知识管理的概念。知识管理是一种新兴的概念，目的是有效地运用知识提高企业的市场竞争力，提高经济效益，整合公司资源，运用信息化的理念、方法和手段对企业档案信息进行收集和处理，借助现代信息技术，深入挖掘企业档案中蕴含的有效知识，并对总结出的有效知识进行整合、分类、存储等工作，方便企业中有需要的员工及时获取，通过共享信息资源的方式和对知识的灵活运用，提高企业的经济效益。我们一直强调人才是第一生产力，而知识也可以放在和人才同等的地位上，是创新发展的动力。

　　2.企业档案管理的概念。我们常提到的企业档案管理的主要内容是对企业在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料进行积累和保存，对企业资产等重要知识资源进行管理。企业档案管理可分为业务管理和行政管理两方面。业务管理以库存档案为主要对象，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等；行政管理是以企业档案部门的人、财、物为主要对象，包括档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度、实施监督、业务指导等。做好企业档案管理对于企业发展具有重要促进作用。

　　二、研究知识管理对于企业档案管理的意义

　　知识资源是企业中的隐形资源，是企业中最核心的部分。知识管理对企业档案管理模式、业务流程、信息技术和人员素质等方面具有重要意义。一是转变档案管理模式。通过知识管理，实现档案从实体管理向资源共享发展，对企业档案信息进行系统分析、整合，使原本的档案内容变得更加有价值，实现对档案知识的利用和资源共享。二是完善档案业务流程。知识管理有效推动企业实现文件档案一体化管理。企业文件从拟稿、校对、运转、归档、保存直至销毁的全过程，实现文档一体化管理，也提高了档案信息的利用效率。三是推进档案信息化建设。在信息时代，知识是企业竞争力的最重要资源，知识管理推进企业建立数字化档案室，从企业档案数据库中提炼出重要的、具有创新性的信息资源，助力企业在众多同行中脱颖而出，成为佼佼者。四是提升人员素质。知识管理对档案工作人员提出了更高的要求，不断提升自身业务知识和实践能力成了新时代档案工作人员的必修课和必备技能，同时为新员工培训提供了科学合理的借鉴。在一些员工数量较多且内部结构比较复杂的大型企业，知识管理能从中发挥应有的作用。知识管理更加倾向于系统化的管理，能够对于企业相关的内容进行有序性的记录，帮助企业员工更快地适应自己的工作岗位，遵守公司各项规章制度。

　　三、传统的企业档案管理模式存在的问题

　　1.档案管理意识薄弱，阻碍企业档案工作发展。部分企业档案管理意识薄弱，总是从字面意思上去解读，只是倾向于对企业内部职工资料的收集和评价，或是对会计凭证的保管，往往对企业综合档案没有清晰的认识和应有的重视，无论是管理人员还是职工，都忽略了档案管理对于企业信息整合和全面发展的积极效应，没有真正地认识到档案管理对于企业发展的促进作用，不重视档案管理，也不会在档案管理上投入过多的精力。大部分的企业总是把精力放在企业生产运营上，在利用信息化技术改变传统的档案管理模式上的投入和重视程度都不够。很多的中小型企业档案管理一直使用的是传统的人工模式，管理理念与管理思想也相对陈旧，这对于档案管理质量的提升会产生很大影响[1]127。由于很多公司的领导对于档案管理没有充分的重视，也就没有设专门的档案管理部门，更没有专职的档案管理工作人员。兼职的档案工作人员通常身兼数职，对档案管理工作也多是应付心态，缺乏主观能动性。而有些对于档案工作有热情和积极性的员工因领导对档案工作不重视，个人发展看不到曙光，自信心受到打击，为了谋求更好的发展转去其他部门工作，就出现了档案管理断档、专业人才流失的现象。这种现象导致了新兴的档案管理模式迟迟得不到有效的发挥。

　　2.企业档案管理模式的改革速度过慢，缺乏系统性管理。随着社会的高速发展，我们国家的市场也迅速地向智能化、多元化的方向发展。在发展的过程中，很多传统的企业可能会在竞争中被时代淘汰，这其中的原因就包括企业的档案管理模式问题。虽然很多企业也意识到了问题的严重性，尽可能地开始了重视和探究，但是在新旧交替的过程中，很多企业没有找到合适的改革途径，导致企业档案管理工作无法快速开展，出现了不协调性，这给档案管理带来极大的不便，严重影响管理的效率。很多大规模企业在市场经济中不断地合并，导致不同公司的档案材料容易分散，没有办法实现集中统一的管理；而不同公司的档案机构的工作人员难以在短时间适应新的工作环境，传统的档案管理模式的缺点在合并的过程中不断地显现，甚至有的企业在档案管理中出现公司内部核心材料被盗用的现象。因此，基于知识管理的企业档案管理模式成为企业急需实现的档案管理新模式。

　　3.档案管理与信息化建设难以融合。在新时代，我们不可忽略互联网技术的作用。知识管理和档案管理之间采取的信息化手段类似，操作流程都是趋于规范化和系统化[2]100。很多企业并没有开展实际的行动，很多档案管理人员的综合素质不高，不会操控智能化的设备，还有我们以上提到的重视程度不足的问题导致了企业在这方面的投资是有限的[2]。知识管理的新模式要求企业以信息化技术为基础，投入一定的人力、物力、财力，引进先进的硬件设施，培养优秀的企业档案管理人才。很多企业都认为，将资金投入到档案信息化建设中是一件没有必要的事情。很多情况下，在档案管理中出现的电子文件，企业管理人员会直接回避，过于依赖纸质化信息。但如果长期依赖传统的实体管理模式，不谋求新的发展，势必会阻碍企业档案管理与信息化的有效融合，很多电子文件和电子档案几乎没有得到有效的管理，可能还会出现文件冗杂、管理不当带来工作上的失误。

　　四、构建基于知识管理的企业档案管理模式的有效途径

　　1.转变旧有观念，构建智能化档案知识服务体系[3]197。基于知识管理的档案管理模式更加注重对知识的运用和对信息化高科技的运用，这就意味着企业不仅要投入资金引进先进的设备，也要培养档案管理人员的专业能力，让他们学习更加先进的思想和技术，提高他们对企业档案管理的重视程度和积极性，真正把精力投入到档案管理当中去，抛弃过去“档案管理是企业中浑水摸鱼的部门”的观念，真正认识到档案管理对于企业发展的重要性。同时，要构建知识资源管理的新目标，实现档案的知识资源最大利用效益。制定目标，根据档案的不同形式进行合理的分类、保管，做好前期工作，才能为以后的搜寻和相关知识查询打好基础。

　　2.将档案管理工作的重点转移到利用方面。档案管理工作不仅仅是对档案的看管，更是为了让档案发挥应有的效益。工作人员应该摆脱过去的传统观念，加强对档案资源的开发利用，真正地将知识管理、信息整合应用到企业管理工作中。例如，可以通过搜集、整理照片档案，制作成展现企业发展历程的图册、图片展或视频，既是一种企业文化的展现，也是档案文化的宣传。通过整理、分析企业经营数据，形成经济运行汇编，为企业经营发展提供数据支撑。

　　3.加快企业档案管理与信息化技术的结合。知识管理是互联网和高科技快速发展的产物，要想真正发展基于知识管理的档案管理模式，就要将信息化的技术与档案管理高效融合。企业应该加快对先进技术的引进，开发建立一套属于自己公司的数据库系统，利用计算机互联网技术和搜索引擎等功能分门类存储管理好企业的信息，减少企业档案与信息化之间的距离。

　　4.加大资金和精力的投入。企业要提高对于档案管理的重视程度，加大资金投入，根据企业的发展规划制定出与之相适应的企业档案数字化建设项目的具体对策，增强对于企业管理信息的重视程度，制订相应的档案管理人才培训计划，不断地完善企业档案管理软件和硬件环境，给企业探索新型管理模式打好基础[4]。

　　5.加大对人才专业能力的培养力度。基于知识管理的档案管理工作是一项专业性很强的工作，因此企业应该对现有的档案管理人员进行专业技能提高训练。有条件的情况下，企业应该设立独立的档案管理部门，对于管理部门的工作人员要定期开展培训工作，实现专业操作技能的提升；对于较高层次的管理层人员要增强其管理能力，不断壮大专业人才队伍，推动档案管理的信息化建设。例如，在进行人才建设时，可以根据工作性质的不同，组织两支不同的档案管理团队：一支属于知识资源管理智能团队，倾向于对企业档案的搜寻、分享；另一支属于知识资源整理团队，主要工作内容是对资源进行分类，选取出对企业最有用的资源。无论是实施哪种团队建设，都要提前开展调查和研究，要为两支队伍在硬件、软件、资金等方面做好充分的准备工作，并根据研究内容制定出明确的实施目标和计划，真正地将原有的工作方式和观念推翻，找出适合企业实际的全新工作方法，建立专业的企业档案管理人员队伍，促进档案知识资源管理工作的顺利开展。

　　6.明确知识管理对于企业档案管理的要求。要想实现知识管理，提高企业的生产力，让企业档案中的知识得到合理的利用，那么就需要决策者强化企业档案管理的职能，真正地将档案管理设置到企业管理的核心地位，档案部门的工作人员不再仅仅是实体文件的保管者、看护者，他们更是知识的管理者，要赋予他们更大的职权。因此，企业要完善档案部门的体系建设。档案部门的工作人员在得到地位的提升之后，也要为自己的工作投入更多的精力，转换角色，实现对资源的高效利用。在经过一些专业的培训后，要熟练地掌握现代化的信息技术，在知识管理方面付诸实践。企业要通过不断的系统培训，帮助档案管理部门提高管理技能，建立完整化数字化的企业电子档案馆（室），建立自己的企业导航，形成完备的档案管理体系。

　　综上所述，以知识管理为背景，把信息化的技术融入企业档案管理中，建设基于知识管理的档案管理模式，可以提高档案管理的工作效率，帮助企业在日益激烈的市场经济竞争中站稳脚跟，更加快速地适应当今社会发展的需求，从而更好地提高企业的经济效益和竞争力，促进企业全面发展。

 参考文献

　　[1]江红，涂红莉.以知识管理为视角的医院档案管理体系构建[J].办公室业务，2022（1）.

　　[2]樊景宝.知识管理视角下事业单位档案管理策略分析[J].黑龙江档案，2021（5）.

　　[3]谢辰慧.以知识管理为导向的企业数字档案室建设探究[J].黑龙江档案，2021（3）.

　　[4]胡丽娟.彼得·德鲁克知识管理思想为企业档案工作带来的启示[J].兰台内外，2021（6）.